CM Studio .DMS-SERVER 2012 – Dokumenten

CM Studio .DMS-SERVER 2012 bietet in der neuesten Version einfache Dokumentenverwaltung, simple Archivierung sowie sekundenschnelles und unkompliziertes Wiederfinden von Dokumenten. Und das unabhängig vom Betriebssystem. Selbstverständlich ist auch der mobile Zugriff auf archivierte Dokumente von wie iPad, iPhone Co. möglich.

Digitale Archivierung von Dokumenten und ein elektronisches Aktenmanagement sind in den letzten Jahren für viele große Unternehmen zum Standard innerhalb ihrer IT-Strukturen geworden. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen stoßen Dokumenten-Management und Archivierung (kurz DMS genannt) zwar auf Interesse, aber es hapert oftmals an der erfolgreichen Umsetzung. Gründe dafür sind vielseitig, liegen aber überwiegend in den fehlenden Strukturen um eine komplexe DMS-Lösung umzusetzen und erfolgreich anzuwenden.

Elektronisches Dokumenten-Management und digitale Archivierung sind nur dann für kleinere Betriebe von Vorteil, wenn sie schnell, ohne großen technischen Aufwand und mit geringem Investitionsvolumen für das Unternehmen realisierbar sind. MASCH Software Solutions hat sich mit der Entwicklung von CM Studio .DMS-SERVER 2012 das Ziel gesetzt, diese Anforderungen zu erfüllen. Die größten Vorteile von CM Studio .DMS-SERVER 2012, insbesondere für kleine Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler liegen auf der Hand:

– Vertrautes Arbeiten – Das Arbeiten mit der Ordner- und Aktenverwaltung ist eng an die klassische Arbeitsweise auf Papierbasis angelehnt, so können Notizen in Form von Bemerkungsfeldern zu einem Dokument hinterlegt werden. Dokumente können in einer intuitiven Aktenablage in einem Aktenschrank, einem Ordner und untergeordneten Registern abgelegt werden. Dabei bestimmt der Anwender individuell, wie die Ablage erfolgt: systematisch, chronologisch, alphabetisch oder numerisch. Anwender können einfach Ihre bekannte Aktenstruktur übernehmen. Sie navigieren schnell und unkompliziert durch die Dokumente und die damit verknüpften Aktenvorgänge.

– Schnelles Erlernen des Umgangs mit CM Studio .DMS-SERVER 2012 dank einfacher und damit intuitiver Benutzerführung.

– Hohe Mitarbeiterakzeptanz – Nur dadurch wird die elektronische Archivierung für ein kleines Unternehmen zur Erfolgs-Story! Durch eine einfache Benutzerführung ist es wichtig, dass die notwendigen Prozesse nahezu unbemerkt in den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens integriert werden. Darüber hinaus steht dem Anwender in CM Studio .DMS-SERVER 2012 eine leistungsstarke Suchmaschine zur Verfügung, um in allen Dokumenten effizient zu recherchieren. Die integrierte Benutzer- und Rechteverwaltung stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter nur genau die Akten und Dokumente sehen und bearbeiten kann, die für ihn oder sie vorgesehen sind.

– Rechtliche Anforderungen nach HGB und GOB werden eingehalten.

Aktenverwaltung leicht gemacht
Die Aktenverwaltung ist die zentrale Schaltstelle für alle Informationen rund um einen Arbeits- oder Geschäftsprozess. Mit der ordnerbasierten Aktenverwaltung im CM Studio .DMS-SERVER 2012 werden alle relevanten Informationen wie beispielsweise Korrespondenz, Personal-Dokumente oder Belege, einem Geschäftsprozess strukturiert zugeordnet und in einem sogenannten Aktenarchiv abgelegt. Die klassische Akte ist hierbei ein virtuelles Instrument der Verknüpfung von Dokumenten bzw. elektronischen Informationen, die einem Arbeits- oder Geschäftsprozess zugeordnet werden, an dem in der Regel unterschiedliche Mitarbeiter bzw. Abteilungen eines Unternehmens beteiligt sind. Liegen Informationen in Papierform vor, so werden diese automatisiert gescannt, erkannt und bei der Verschlagwortung klassifiziert, so dass Sie bei diesem Prozess der virtuellen “Akte” zugeführt und zugeordnet werden können.

CM Studio .DMS-SERVER 2012 beinhaltet nun Volltextindizierung ohne Aufpreis

Wer in seinem Archiv nicht nur nach Stichwörtern sondern auch im Volltext suchen will, benötigte bisher die Zusatzkomponente CM Studio .OCR-CONNECTOR. Über den CM Studio .OCR-CONNECTOR erfolgt eine automatische Verschlagwortung der Ablageinformationen. Der CM Studio .OCR-CONNECTOR ist eine kombinierte Hard- und Softwarelösung bestehend aus einem Nettop PC auf Basis von Windows 7 und eine Corporate-Lizenz der marktführenden Texterkennungssoftware ABBYY FineReader 11.

Für Anwender von CM Studio .DMS-SERVER 2012 bietet sich nun eine alternative Lösung:

Der CM Studio .VIRTUAL OCR-CONNECTOR besteht aus einem individuellen und passwortgeschützten FTP-Account im Rechenzentrum des MASCH Customer Service in Deutschland, den jeder Anwender mit Erwerb der CM Studio .DMS-SERVER 2012 Lizenz für ein Jahr zur kostenlosen Nutzung erhält. Auf diesen FTP-Account kann der Anwender bis zu 5 GByte PDF-Dokumente per “Scan2FTP” oder per FTP-Dateitransfer ablegen kann. Diese Dokumente werden innerhalb kürzester Zeit über einen leistungsfähigen OCR-Server durch eine Volltextverschlagwortung ergänzt. Nach der Volltextindizierung werden die Dokumente automatisch in Ihren CM Studio .DMS-SERVER 2012 importiert und es ist eine leichte Aufgabe für jeden Anwender die Dokumente nach Textinhalt wieder zu finden. Die jährliche Verlängerung des cloud-basierten Service erfolgt über die Upgrade-Maintenance Verlängerung des CM Studio .DMS-SERVERS.

MASCH Software Solutions gibt für den CM Studio .DMS-SERVER 2012 eine unverbindliche Preisempfehlung von EUR 999,00 zzgl. MwSt. an. Dieser Preis umfasst 1 Jahr Upgrade-Maintenance inklusive der Nutzung des VIRTUAL OCR-CONNECTOR.

Weitere Informationen zu dem CM Studio .DMS-SERVER finden Sie auf der Internetseite von MASCH Software Solutions unter http://www.masch.com/de/cmstudio_dmsserver/.

Über MASCH Software Solutions (www.masch.com)
Die MASCH Software Solutions GmbH zählt in St. Petersburg, dem Silicon Valley Europas, inzwischen zu den bereits arrivierten Softwareherstellern. Im Unterschied zu den meisten russischen Software-Entwicklern basiert das Geschäftsmodell von MASCH Software Solutions nicht ausschließlich auf Software Offshore Entwicklung, sondern auf der Entwicklung und dem Vertrieb von Standard-Produkten, die aus erfolgreich durchgeführten Software-Entwicklungsprojekten entstanden sind. Somit ist jedes MASCH Produkt, bereits praxiserprobt, bevor es in Deutschland und anderen europäischen Ländern auf den Markt kommt.

Das Unternehmen MASCH Software Solutions GmbH wurde im Jahr 2001 gegründet und umfasst heute eine Entwicklungsteam von mehr als 10 erfahrenen Software-Ingenieuren, einem Customer Service Center für Europa, dass in Köln angesiedelt ist, und weiteren drei Mitarbeitern im Bereich Sales- und Marketing für die Region DACH. Das Unternehmen fokussiert sich auf die Entwicklung von Softwareanwendungen in den Bereichen Software Entwicklung von Standard-Applikationen im Bereich Knowledge Management, Web-basierte CMS- und Dokumenten-Management Applikationen sowie CRM-Tools.

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